5 ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI ĐẠT CHUẨN CHUYÊN NGHIỆP

Tổ chức sự kiện ngoài trời là thử thách kỹ thuật lớn, nơi mọi yếu tố từ thời tiết đến địa hình đều có thể ảnh hưởng đến thành công. Sắc Việt Event không chỉ tổ chức sự kiện, chúng tôi kiểm soát rủi ro. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết 5 quy tắc vàng và quy trình thi công đạt chuẩn của chúng tôi, giúp bạn làm chủ mọi sự kiện tại không gian mở.

1. PHÂN TÍCH ĐỊA ĐIỂM: ẢNH HƯỞNG NGUY HIỂM NHẤT ĐẾN THI CÔNG

Địa điểm không chỉ là nơi tổ chức, nó là yếu tố kỹ thuật nền tảng quyết định loại hình và chi phí thi công.

1. Khảo Sát Chi Tiết Địa Hình

• Độ dốc và độ lún: Địa hình dốc hay mặt đất mềm (như bãi cỏ, bãi biển) đòi hỏi giải pháp sàn Pallet/sàn sân khấu kiên cố để tạo mặt bằng thi công bằng phẳng. Điều này bảo vệ chân khung truss và màn hình LED khỏi nguy cơ lún, đổ.

• Kích thước & Hình dạng khu vực: Việc đo đạc diện tích tổng thể, chiều dài, chiều rộng và hình dạng thực tế của khu vực tổ chức (hình chữ nhật, hình tròn, đa giác) là bắt buộc. Những thông số này là cơ sở để thiết kế khuôn viên tổng thể, xác định vị trí đặt sân khấu, khu vực khán giả, và các khu vực chức năng sao cho tối ưu hóa không gian và tầm nhìn.

• Khoảng trống & Chướng ngại vật: Xác định các khoảng trống không gian và bất kỳ chướng ngại vật cố định nào (cây cối, cột điện, đài phun nước, tường rào). Điều này giúp thiết kế sân khấu tránh bị che khuất và đảm bảo khoảng trống an toàn cho việc lắp đặt khung truss, hệ thống âm thanh, ánh sáng.

• Khả năng chịu tải của nền đất: Cần kiểm tra khả năng chịu tải của mặt sàn/cống thoát nước trước khi đặt các cấu trúc nặng như khung truss và máy phát điện

2. Hậu cần kĩ thuật

• Điện và Nước: Đánh giá nguồn điện lưới tại chỗ và khả năng tiếp cận nước sạch/thoát nước. Nếu không có nguồn điện ổn định, cần dự trù máy phát điện công suất lớn đã được kiểm tra tải trọng, đảm bảo nguồn điện sạch cho thiết bị kỹ thuật
• Logistics và Vận chuyển: Đánh giá đường đi, lối vào và khoảng trống đậu xe tải để vận chuyển và lắp đặt thiết bị (truss, màn LED, âm thanh). Khả năng tiếp cận của các phương tiện lớn quyết định tốc độ và chi phí thi công.
• An ninh và Cứu hộ: Xác định vị trí các trạm y tế, đồn công an hoặc trung tâm cứu hỏa gần nhất. Điều này giúp thiết lập phương án ứng phó khẩn cấp và bố trí lực lượng an ninh nội bộ phù hợp.
• Quy định địa phương: Kiểm tra giấy phép tiếng ồn, thời gian thi công, và các quy tắc PCCC tại địa điểm để đảm bảo sự kiện hoạt động hợp pháp và xuyên suốt.

II. KIỂM SOÁT THỜI TIẾT: CHIẾN LƯỢC DỰ PHÒNG CHỦ ĐỘNG

Thời tiết là biến số lớn nhất, đòi hỏi sự chủ động thông qua chiến lược dự phòng kỹ thuật chi tiết.

1. Dự Báo Chuyên Sâu và Kịch Bản B

Việc quản lý thời tiết là quy trình dự phòng nhiều tầng, ưu tiên hàng đầu là sự an toàn và trải nghiệm của người tham dự.

• Theo dõi sát sao: Theo dõi dự báo thời tiết theo giờ từ các nguồn tin cậy, đặc biệt chú ý đến tốc độ gió, lượng mưa dự kiến, và thời gian xuất hiện giông bão. Chúng tôi sử dụng các công cụ dự báo chuyên biệt để đánh giá khả năng chịu tải gió của cấu trúc khung truss.

• Phân loại Kịch bản B : Kịch bản dự phòng được phân loại theo mức độ rủi ro, cho phép phản ứng linh hoạt:

  • Cảnh báo Cấp 1 (Mưa nhỏ/Gió vừa – Sự kiện tiếp tục): Kích hoạt hệ thống mái che dự phòng tại khu vực khán giả (nếu có) hoặc phân phát áo mưa sự kiện cho khán giả để bảo vệ cá nhân mà không làm che khuất tầm nhìn. Thông báo ổn định chỗ ngồi, đảm bảo sự kiện tiếp tục

  • Cảnh báo Cấp 2 (Mưa lớn/Gió mạnh – Bắt buộc tạm dừng):

    • Với Khán giả: Phát tín hiệu thông báo rõ ràng, hướng dẫn khán giả di chuyển trật tự đến các khu vực trú ẩn tạm thời được thiết lập sẵn (nhà chờ có mái che phụ trợ, sảnh/tòa nhà lân cận) theo sự hướng dẫn của đội ngũ an ninh. Ưu tiên sự an toàn tuyệt đối trước mọi việc tiếp diễn sự kiện.

    • Với Khu vực Kỹ thuật: Thực hiện quy trình ngắt điện kỹ thuật chính (trừ hệ thống chiếu sáng khẩn cấp) và tập trung bảo vệ, di dời các thiết bị điện tử nhạy cảm vào khu vực kín.

• Thời gian phản ứng: Xây dựng quy trình di dời khách mời và thiết bị điện tử trong khung thời gian dưới 5 phút khi nhận được cảnh báo mưa lớn. Việc huấn luyện đội ngũ kỹ thuật và an ninh về tốc độ phản ứng là yếu tố then chốt.

2. Giải Pháp Che Chắn Chịu Lực

• Khung mái che truss: Mái che phải là cấu trúc chịu gió giật cấp cao. Chúng tôi sử dụng khung truss mái vòm/nóc chóp với các điểm neo buộc (guying) chắc chắn để đảm bảo sự kiện diễn ra xuyên suốt.

• Kiểm soát nhiệt độ: Sử dụng máy phun sương và quạt công nghiệp công suất lớn để duy trì nhiệt độ ổn định.

II. AN TOÀN KỸ THUẬT: TRỌNG TÂM CỦA MỌI THI CÔNG

1. Quản Lý Tải Trọng Khung Truss 

• Truss Nhôm Tiêu Chuẩn: Chỉ sử dụng khung truss hợp kim nhôm được kiểm định.

• Tính toán Tải Trọng: Kỹ sư Sắc Việt luôn thực hiện tính toán sơ đồ tải trọng chi tiết cho từng vị trí treo thiết bị nặng, đảm bảo tổng tải trọng không vượt quá giới hạn an toàn.

• Neo buộc Chống Gió: Thực hiện kỹ thuật neo buộc bằng cáp thép chắc chắn tại các cột truss chính để tăng cường độ ổn định chống lại tác động của gió.

2. Thiết Bị Âm Thanh Ánh Sáng Chuyên Dụng

• Thiết bị Outdoor Grade: Mọi thiết bị phải có chuẩn chống nước IP cao.

• Giải pháp âm thanh: Sử dụng Loa Line Array công suất lớn và Tháp Loa Delay để khắc phục hiện tượng mất năng lượng âm thanh trong không gian mở.

• Hệ thống Nối Đất: Lắp đặt hệ thống nối đất (Grounding) tiêu chuẩn để chống rò rỉ điện, bảo vệ thiết bị và con người.

  • Quản lý Dự án (PM): Luôn có Quản lý Dự án chuyên trách điều phối tổng thể, đảm bảo sự kiện tuân thủ thời gian, ngân sách và chất lượng kỹ thuật.

    • Treo tải: Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED. Toàn bộ hệ thống điện, nối đất và tải trọng được kiểm tra chéo lần cuối bởi Kỹ sư trưởng trước khi bàn giao.Đội ngũ Kỹ sư: Phân công kỹ sư chuyên trách giám sát liên tục hệ thống khung truss, điện và âm thanh trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, sẵn sàng ứng phó trong thời gian ngắn nhất.