5 Điều Cần Lưu Ý Khi Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Đạt Chuẩn Chuyên Nghiệp

Tổ chức sự kiện ngoài trời là thử thách kỹ thuật lớn. Thời tiết, địa hình luôn ảnh hưởng thành công. Sắc Việt Event kiểm soát rủi ro sự kiện. Chúng tôi đảm bảo mọi yếu tố. Bài viết phân tích 5 quy tắc vàng tổ chức. Xem quy trình thi công đạt chuẩn của chúng tôi. Bạn sẽ làm chủ mọi sự kiện không gian mở.

1. ĐỊA ĐIỂM: ẢNH HƯỞNG NGUY HIỂM NHẤT ĐẾN THI CÔNG

Địa điểm không chỉ là nơi tổ chức, nó là yếu tố kỹ thuật nền tảng quyết định loại hình và chi phí thi công.

Độ dốc và độ lún cần được xử lý triệt để. Dùng sàn Pallet hoặc sàn sân khấu kiên cố. Việc này tạo mặt bằng thi công bằng phẳng. Nó bảo vệ chân khung truss và màn hình LED. Tránh nguy cơ lún, đổ cấu trúc.
Kích thước và hình dạng khu vực phải đo đạc. Xác định diện tích tổng thể, chiều dài, chiều rộng. Hình dạng khu vực tổ chức cũng bắt buộc. Thông số này giúp thiết kế khuôn viên tổng thể. Nó tối ưu vị trí sân khấu, khán giả. Đảm bảo tầm nhìn tốt nhất.
Khoảng trống và chướng ngại vật cần được ghi nhận. Xác định các khoảng trống không gian. Ghi chú chướng ngại vật cố định (cây cối, cột điện). Thiết kế sân khấu phải tránh bị che khuất. Đảm bảo khoảng trống an toàn lắp đặt hệ thống.
Khả năng chịu tải của nền đất rất quan trọng. Kiểm tra kỹ mặt sàn và cống thoát nước. Trước khi đặt cấu trúc nặng, hãy xác nhận. Áp dụng cho khung truss và máy phát điện.

2. Hậu cần kĩ thuật

Điện và nước cần được đánh giá kỹ lưỡng. Kiểm tra nguồn điện lưới tại chỗ. Đánh giá khả năng tiếp cận nước sạch. Nếu không ổn định, phải dự trù máy phát điện công suất lớn. Máy phải được kiểm tra tải trọng nghiêm ngặt. Đảm bảo nguồn điện sạch cho thiết bị kỹ thuật.
Logistics và vận chuyển cần khảo sát. Đánh giá đường đi, lối vào sự kiện. Xác định khoảng trống đậu xe tải. Đây là nơi vận chuyển và lắp đặt thiết bị quan trọng. Tiếp cận dễ dàng giúp tăng tốc độ và giảm chi phí thi công.
An ninh và cứu hộ là ưu tiên hàng đầu. Xác định vị trí các trạm y tế gần nhất. Tìm đồn công an hoặc trung tâm cứu hỏa. Thiết lập ngay phương án ứng phó khẩn cấp. Bố trí lực lượng an ninh nội bộ phù hợp.
Quy định địa phương cần kiểm tra chi tiết. Xem xét giấy phép tiếng ồn. Tuân thủ thời gian thi công cụ thể. Nắm rõ quy tắc PCCC tại địa điểm. Điều này đảm bảo sự kiện hoạt động hợp pháp và xuyên suốt.

3. THỜI TIẾT

Thời tiết là biến số lớn nhất, đòi hỏi sự chủ động thông qua chiến lược dự phòng kỹ thuật chi tiết.

Theo dõi sát sao: Theo dõi dự báo thời tiết theo giờ từ các nguồn tin cậy, đặc biệt chú ý đến tốc độ gió, lượng mưa dự kiến, và thời gian xuất hiện giông bão. Chúng tôi sử dụng các công cụ dự báo chuyên biệt để đánh giá khả năng chịu tải gió của cấu trúc khung truss.
Phân loại Kịch bản B : Kịch bản dự phòng được phân loại theo mức độ rủi ro, cho phép phản ứng linh hoạt:
- Cảnh báo Cấp 1 (Mưa nhỏ/Gió vừa – Sự kiện tiếp tục): Kích hoạt hệ thống mái che dự phòng tại khu vực khán giả (nếu có) hoặc phân phát áo mưa sự kiện cho khán giả để bảo vệ cá nhân mà không làm che khuất tầm nhìn. Thông báo ổn định chỗ ngồi, đảm bảo sự kiện tiếp tục
- Cảnh báo Cấp 2 (Mưa lớn/Gió mạnh – Bắt buộc tạm dừng):
  - Với Khán giả: Phát tín hiệu thông báo rõ ràng, hướng dẫn khán giả di chuyển trật tự đến các khu vực trú ẩn tạm thời được thiết lập sẵn (nhà chờ có mái che phụ trợ, sảnh/tòa nhà lân cận) theo sự hướng dẫn của đội ngũ an ninh. Ưu tiên sự an toàn tuyệt đối trước mọi việc tiếp diễn sự kiện.
  - Với Khu vực Kỹ thuật: Thực hiện quy trình ngắt điện kỹ thuật chính (trừ hệ thống chiếu sáng khẩn cấp) và tập trung bảo vệ, di dời các thiết bị điện tử nhạy cảm vào khu vực kín.
Thời gian phản ứng: Xây dựng quy trình di dời khách mời và thiết bị điện tử trong khung thời gian dưới 5 phút khi nhận được cảnh báo mưa lớn. Việc huấn luyện đội ngũ kỹ thuật và an ninh về tốc độ phản ứng là yếu tố then chốt

4. AN TOÀN KỸ THUẬT

Truss Nhôm Tiêu Chuẩn: Chỉ sử dụng khung truss hợp kim nhôm được kiểm định.
Tính toán Tải Trọng: Kỹ sư Sắc Việt luôn thực hiện tính toán sơ đồ tải trọng chi tiết cho từng vị trí treo thiết bị nặng, đảm bảo tổng tải trọng không vượt quá giới hạn an toàn.
Neo buộc Chống Gió: Thực hiện kỹ thuật neo buộc bằng cáp thép chắc chắn tại các cột truss chính để tăng cường độ ổn định chống lại tác động của gió.

5. THIẾT BỊ ÂM THANH, ÁNH SÁNG CHUYÊN DỤNG

Việc chọn thiết bị phải đặt chất lượng âm thanh và ánh sáng ngoài trời lên hàng đầu. Sự kiện ngoài trời dễ bị nhiễu âm. Bạn cần sử dụng hệ thống loa Line Array chuyên dụng. Loa Line Array giúp âm thanh phân tán đều, vang xa hơn. Sử dụng Micro không dây cao cấp là bắt buộc. Micro này chống hú rít hiệu quả.
Về ánh sáng, hãy dùng các loại đèn Par LED chống nước. Đây là tiêu chuẩn khi tổ chức ngoài trời. Luôn có hệ thống che chắn, bảo vệ thiết bị. Thiết bị phải chịu được mọi thay đổi thời tiết. Đặc biệt cần tính toán công suất điện dư thừa. Điều này nuôi đủ toàn bộ hệ thống âm thanh và ánh sáng. Một hệ thống chuyên nghiệp luôn đảm bảo hiệu suất tối đa.

Tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp đòi hỏi quy trình kỹ thuật nghiêm ngặt. Việc kiểm soát rủi ro là yếu tố then chốt. Nắm vững 5 quy tắc vàng và quy trình thi công đạt chuẩn là chìa khóa. Điều này giúp bạn làm chủ mọi thách thức. Đừng để thời tiết cản trở thành công sự kiện. Sắc Việt Event cam kết kiểm soát mọi yếu tố. Chúng tôi mang đến sự kiện hoàn hảo, an toàn tuyệt đối.

Liên hệ Sắc Việt Event ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu. Hãy biến ý tưởng sự kiện ngoài trời của bạn thành hiện thực, đạt chuẩn chuyên nghiệp!

THÔNG TIN LIÊN HỆ